看到标题，你可能会奇怪，市场上专门针对 GTD 开发的 App 数不胜数，优秀的更是不在少数，我为什么还要使用印象笔记来构建 GTD 系统呢？印象笔记不是笔记软件吗，它真的能胜任日程管理的任务吗？要回答这些问题，我觉得最有效的方法是从 GTD 的价值和流程出发，看看印象笔记（或者说笔记类应用）在流程中的哪些步骤确实可以做的更好，从而最大程度实现 GTD 系统所要实现的目标的。 

为什么选择印象笔记来构建 GTD 

强大的收集功能

为什么要使用 GTD 来管理日程？《尽管去做 - 无压工作的艺术》一书中是这么说的：

直到你澄清了所有的问题，作出一切必要的决定，并把结果存储到那个系统中去，同时心里十分清楚，需要时你能够随时调用查询这个系统，你的大脑才会放松下来。

 

你可以骗过所有的人，但是你却无法愚弄自己的大脑。它能够明察秋毫：你是否已经作出了必要的决定，是否已把预期的结果和行动的提示信息寄存于一个安全可靠的地方，以便这些信息能够在恰当的时候在你的意识中浮现出来。

简单地说，我们需要把生活中大大小小的事务都放入这个系统中，让大脑免去记忆它们的负担和压力，从而提高行动时的效率。

接下来，我们再来重温一下 GTD 的整个流程是怎样的，这里我用 MindNode 绘制了一份 GTD 的流程图。

首先，我们来看看流程中的第一个步骤 ——「工作篮」，也就是「收集」阶段，GTD 鼓励我们将生活中大大小小的事务都放入「工作篮」中，从参加一场会议到清理墙角的一块污迹，事无巨细。而印象笔记最值得称道的就是它的收集功能：

  • 丰富的收集方式：照片、文字、语音、剪藏都可以快速得记录新内容，无须额外的转换工作。

  • 对多平台的良好支持，可以满足任何地点的收集需求。

  • 与众多第三方应用结合，可以发挥更大的威力。例如，将印象笔记与 Pocket 绑定后，就可以直接将 Pocket 中的文章收集到笔记本中。

在我使用过的应用中，还没有哪一款的收集功能比印象笔记更强大，而「收集」是 GTD 流程中的第一步，也是非常关键的一步（能否做到 100% 的收集），这是我选择印象笔记建立 GTD 系统的第一个原因。

行动清单和资料的整合

我选择印象笔记的第二个原因，在于它可以将事务清单和工作资料整合在一起。市场上的 GTD 应用，如 Omnifocus、Things，只能管理待办事务，而对待办事务的参考资料，则无法有效管理。即使是 Omnifocus 这样成熟的 GTD 应用，也仅仅支持为清单中的事项添加附件，很难作为主力办公平台来使用。而我希望在同一个平台上管理我生活中的每一件事，事实证明，只有印象笔记等笔记类应用才能满足这一要求。

强大的搜索功能

众所周知，印象笔记的搜索功能是十分强大的，对图片、附件中的文字都可以进行搜索（印象笔记在初创时是做图片内文字识别的）。善用搜索，即使不花很多时间整理笔记，也能快速找到我们需要的资料，这就为我们建立一个随时可调用的系统提供了极大便利。

理解了 GTD 的基本流程和印象笔记的优势，就可以开始建立我们的 GTD 系统了，我将按照收集、整理加工、行动、回顾的顺序，逐一讲解。

收集

收集的工作相对简单，但却非常重要，一定要养成把生活中每一件事都放入「收集箱」中的习惯，无论是第二天要参加的紧急会议，还是与朋友的约会，亦或是走在路上突然冒出的灵感。

只有把所有吸引注意力的事归拢到一起，放到一个篮子中，我们的大脑才能放松下来，并具有更高的控制力。我在印象笔记中建立了一个「收集箱」笔记本，专门用来收集生活中大大小小的事务。

当然，这些资料不能永远放在「收集箱」中，我们还要适当得处理它们，这就是我接下来要讲的 —— 清空收集箱。

小建议：将「收集箱」作为默认保存笔记本，可以减少每次收集时选择笔记本的麻烦。

加工和整理

清空「收集箱」的过程，也可以说是加工的过程。对于两分钟内就能完成的事情，我会立即去完成，例如回复一封简短的邮件、回复微信消息，对于无法立刻完成的事情，我会将它们加入到行动清单中，例如一篇长文的写作。

按类别整理行动清单

当事务较多时，将所有事务都放在一个清单中容易造成混乱。为了更好得管理不同类别的事务，我建立了一个「行动清单」笔记本组，包含「个人生活」「开发 App」「写作台」「学习」共四本笔记本（代表了我生活中的四个方面），并将收集箱中整理出来的事务分门别类得放到笔记本中。（如何建立笔记本组）

如何管理大型项目

对于一些比较简单的事情，一条笔记就足够了，例如「阅读派早报」。但对于大型的项目，例如开发一个 App，或是写一篇较长的文章，常需要多条笔记来管理，必要时还要保存资料作为参考，这些内容如果也放入「行动清单」中，就容易造成「行动清单」的混乱。

如何解决这个问题呢？我的做法是建立专门的「项目资料」笔记本来存储大型项目的内容、资料，并在「行动清单」创建一条对应的笔记统一管理。

举例来说，这篇文章我总共分了六个部分来写，每个部分都对应一条单独的笔记，用来记录写作的思路和参考资料。而在「行动清单」中，我创建了一条笔记来统一管理、监控这六个部分写作的进展情况，每一条子任务都可以链接到对应部分的笔记。（创建笔记目录导航的具体方法，请参考这篇文章）

还记得我在文章开头说的用印象笔记管理日程的第二个优势吗？我们成功实现了行动清单与工作资料的统一，同时也保证了行动清单的整齐有序。

别把工作台当成图书馆

需要说明的是，我的印象笔记中还有专门的「资料库」笔记本组，但它与这里的「项目资料」是两个概念。「资料库」更像是我的个人图书馆，优秀的素材、好的文章、查询过的资料，我都会放入「资料库」中，方便日后查阅。而「项目资料」更专注于为当前的行动服务，在工作结束后，这些资料中依然有价值的会进入「资料库」，而没有使用价值的资料，我会直接删除或是存档。

做到这一步，所有可以立刻付诸行动的内容都得到了有效的管理，而对于无法立刻付诸行动的事情，比如「去日本旅行」、「去登山」，我一般会将它们放入「未来/以后可能会做的」清单中。这些事可能是我未来工作的一部分，也可能是我的一个梦想，我会定期核查「未来」清单，将其中的内容删除或是放入到「行动清单」中付诸行动。

小建议 1：对于最近正在处理的事务，将它们对应的笔记添加到快捷方式中，查看起来会更方便

小建议 2：对于经常要用到的列表或清单，可以保存为模板方便下次使用，例如去学校要带物品的清单，我会将他保存在我的资料库中。

行动

经过加工和整理，任务清单已经整装待发，就等着我们行动了。那么，我们应该如何选择行动方案呢？在地铁上的零碎时间我们应该做什么？清早起床精神最好的时候应该做什么？

GTD 系统是借助「情境」这一概念来解决做什么的问题的。简单来说，GTD 使用 4 个标准来决定当前的行动：

  • 环境：你身处什么地方？此刻能做什么？比如，当你在车站等车的时候，「打扫厨房」这件事显然就不现实。
  • 时间：你现在有多少时间可用？例如地铁上的零碎时间就非常适合用来浏览当天的新闻。
  • 精力：一些简单的事情（给花浇水、买牛奶），即使在精神疲惫的时候也能轻松完成，而一些消耗脑力的事情（写作、计划旅行）则需要我们全神贯注。
  • 重要性：哪些事情需要优先完成？显然，对于第二天就必须完成的工作，我会优先处理。

善用「情境」，可以帮助我们解决一些由来已久的问题，例如碎片时间的利用：如果我们预先没有想好 10 分钟的时间应该做什么，那么我们就会不知所措，从而屈服于我们的习惯，打开微信，刷刷朋友圈或是看看微博。而使用「情境」系统后，当我们不知道做什么时，就可以有选择得到我们清单中找事情做。

用标签来实现情境

显然，印象笔记没有为笔记设置「情境」这一功能，但我们完全可以通知设置标签来达到同样的效果。我的印象笔记标签设定如下：

  • 环境：电脑（当前可以使用电脑）、外出、移动设备（当前可以使用 iPhone 等移动设备）、在家、在学校
  • 时间：10 分钟、30 分钟、1 小时、2 小时、4 小时
  • 精力：简单、中等、困难
  • 重要性：**1、**2、**3，其中 **1 代表紧急的事务

为「行动清单」中的事项加上合适的标签后，实际行动时，我们就可以根据「情境」快速筛选出当前最合适的工作。一般来说，我会首先查看一下是否有标签为 **1 的事务，如果有，我会优先完成它们。接下来，再根据环境、时间、精力等因素，选择合适的事项来处理。

小建议：对于需要在特定日期执行的事务，大家不妨为事务对应的笔记设置提醒，只需点击右上角的闹钟按钮即可创建提醒事项。可以看到，创建完成后，笔记列表的上方会出现一个类似待办清单的列表。

回顾

定期对我们的系统回顾进行回顾是非常重要的，David Allen 在他的书中举了一个例子来说明：

你手上有一堆电话要打。一旦你的清单并不能包括你所有需要打的电话，你的大脑就不再信任这个系统了，因此，它也不能从低水准的脑力劳动中解脱出来了。 结果你的大脑又不得不重新担负起记忆、加工处理和提醒的责任,也就会像以前一样低效率的运转。

 

遵循一定的规律回顾检查我们的系统，并不断更新它的内容，让它功效发挥正常，这样我们才会信任我们的系统，并对这一整套工作体系充满信心。一般来说，我会从下面三个核查我的系统。

前一天未完成的工作

仔细检查日程表上已经过时的那些日期,搜寻未完成的工作、参考信息等诸如此类的资料,并将它们重新纳入到你当前运行的系统中。

回顾「下一步行动」清单

如果你有一个庞大或是时间跨度比较长的项目，可能你在完成了项目的第一部分后，早就把项目的其他部分抛到脑后了。拿我自己的例子来说，复习英语六级的时候，我主要复习听力、词汇、作文这三个考点，其中听力、词汇需要积累，因此每天都要复习，而作文的复习只需在考前准备作文模板即可。此时定期的核查复习计划，就能避免遗漏准备作文模板这一事项。

回顾「将来某时 / 也许」清单

核查那些有可能转入当前运行系统的事情,并把它们移到“行动清单”目录下 ，删除或是归档所有你不再感兴趣的事情。

多久一次回顾比较合适？

这个问题因人而异，David Allen 给出的答案是「只要能对当前的行动感觉良好就够了」，也就是说，只要你对你的系统、你当下的行动充满信心即可。我自己的习惯是，每天回顾一次当天的工作，每周回顾一次「未来/以后可能会做的」清单。而对于「下一步行动」清单中的内容，我会为它们设置提醒事项，以免一段时间以后把它们忘掉。就以上面提到的英语六级考试来说，考试会在 12 月进行，而我打算考前一个月开始准备作文，那么我就可以设定一个 11 月的考试计划检查提醒。

日程管理体系的构建需要时间的积累

不要想着在一开始就建立起一套成熟的系统，就像 David Allen 在他的书中所说的：

当你最初开始清理「工作篮」时，你将会创建一个希望进行管理的清单和分级目录，毫无疑问的是，你总能想到一些额外的事情需要添加进来。换句话说，你不用一下子就创建一个完整的组织管理系统。随着你处理的资料日渐增多，并不断进行检测、验证，这个系统也将随之发展深化，渐渐的成熟起来。 

只有根据工作和生活的需要，在实践中不断完善笔记体系，才是最切合实际的做法。

从另一个角度来看，这也是使用印象笔记来管理日程的一个缺点。毕竟印象笔记（以及其他笔记类应用）不是专门的 GTD 工具，没有一个现成的流程，因此在前期建立系统时，会消耗相对较多的精力，不仅需要对系统不断作微调，必要时甚至需要翻阅 GTD 相关的书籍，重温相关的理论。拿我的例子来说，从四个月前开始使用印象笔记，我的笔记本结构经历了三次大幅度的变化和几十次微调，才慢慢稳定成熟起来。

不管怎么说，如今我终于获得了一个统一、便捷的，更重要的是属于我自己的「工作台」，我仍然觉得这份投资是值得的。